Notulen gemeentepanel 23-03-2023

Aanwezigen: 

Jill Kruijt en Rikkert Snitselaar (gemeente Ede)
Edwin Elgersma (gemeente Barneveld)
Sander Bosm (gemeente Berg en Dal)
Michel Corée (gemeente Zwolle)
Jack Verbeek en Alise Boonen (Vattenfall)
 

• Opening
   
• Inbreng gemeente Ede:
  Doorlooptijd aanvragen
  Gemeente Ede heeft circa 15 aanvragen die al meer dan 200 dagen in stap 6 staan en waarvan onduidelijk is waarom er geen voortgang is. Speelt dit bij meer gemeenten? Hoe gaan we dit oplossen? Tegelijkertijd is een aanvraag die pas in januari is opgestart nu al ingepland voor plaatsing in week 12. Hoe kunnen we sturen op een volgordelijke afhandeling/realisatie van aanvragen waarbij de langstlopende aanvragen als eerste worden gerealiseerd?
  
  In theorie wordt de volgorde van plaatsing bepaald door de datum van aanvraag en pakken de aannemers de opdrachten in volgorde van binnenkomst op. In de praktijk komen er meerdere zaken bij kijken waardoor een opdracht blijft hangen. Voorbeelden zijn dat er bezwaar komt op de locatie, dat er meerlengte nodig is of dat er bijvoorbeeld netverzwaring nodig is. Daarnaast speelde lange tijd in Overijssel dat er te weinig plaatsingscapaciteit is, waardoor hier ook veel opdrachten zijn blijven liggen. Specifieke casussen kunnen per gemeente verschillen. De opdracht labelen bij de netbeheerder, en bijvoorbeeld extra aandacht vragen voor paal-volgt-auto-aanvragen zal geen oplossing vormen voor dit probleem, omdat de oorzaak niet beperkte capaciteit is bij de intake, maar dat er aanvullend onderzoek nodig is. Vattenfall zal de volgordelijke afhandeling nogmaals onder de aandacht brengen bij de aannemers. Actie Vattenfall
   
  Bespreekpunten Vattenfall
• Onderwerpen Kick-off P2
  Welke onderwerpen vragen extra aandacht tijdens de kick-off P2? Waar speelt de behoefte van de gemeenten? 
  
  De aangegeven onderwerpen zijn meer duiding wat in Stap 6 gebeurt, en waarom aanvragen lang blijven liggen. Meer duiding wanneer nog aanpassingen mogelijk zijn mbt locatie en wanneer dit lastig is (overgang van stap 4 naar stap 5). Plaatsingscapaciteit voor P2. Actie Vattenfall
   
• Feedback plaatsingsplanning
  Sinds januari plaatsen wij wekelijkse de planning en realisatie op het communicatieportaal. Hoe wordt dit ontvangen, en is er feedback ter verbetering van de informatie?
   
• Gemeenten geven aan erg blij te zijn met deze planning. De toevoeging van de GOR-nummers wordt als erg waardevol ervaren. Een tip ter verbetering kan zijn om de planning nog verder vooruit te maken. Vattenfall geeft aan dat de aannemers hiervoor afhankelijk zijn van aanvragen vergunningen, en dat daarmee de planning langer dan 4 weken niet ‘hard’ kan zijn. Ook zijn er belemmeringen tijdens de plaatsing, waardoor palen soms opschuiven. Vattenfall gaat werken aan de doorkijk. Actie Vattenfall
   
• Meerlengte
  Binnen de concessie GO lijkt meerlengte relatief veel voor te komen, óók als dit niet het geval lijkt afgaande van de Volt-kaart. Speelt dit ook in de deelnemende gemeenten en wat kan hier aan gedaan worden? Wat is de ervaring hiermee?
   
• Gemeenten herkennen dit beeld. Er wordt aangegeven dat er wel de verwachting leeft dat meerlengte afneemt over de tijd, en dat de plankaart gaat verbeteren. Voor nu zou het helpen als er een workaround kan worden ontwikkeld dat gemeenten tot een bepaald bedrag standaard akkoord gaan met meerlengte zodat het proces niet vertraagd. Vattenfall neemt deze punten mee in vervolgoverleg met provincie en interne organisatie. Actie Vattenfall. 
   
• Deelname gemeentepanel
  Blijvende interesse in deelname P2 of stokje overdragen aan een andere gemeente? 
   
• Gemeenten Ede, Barneveld en Zwolle geven aan dat zij de mogelijkheid willen bieden aan andere gemeenten om hun plaats op te volgen in het gemeentepanel. Bij te weinig animo, zijn zij bereid om deelnemer te blijven aan het panel. Gemeente Berg en Dal stopt met deelname. Bij de kick-off zal gevraagd worden naar geïnteresseerde gemeenten voor deelname aan dit gemeentepanel voor het komende jaar. 
  
  Ter informatie:
• Realisatieprocessen P2 van start in Workflow, eerste gemeenten worden benaderd voor Stap 2 in Workflow. 
  
  De volgorde wordt bepaald door percentage ingevulde locaties in Volt. Gemeenten die al alles hebben ingevuld, worden als eerst verwerkt.          
  
  Afsluiting
• Wij bedanken Sander Bosma van gemeente Berg en Dal voor zijn tijd het afgelopen jaar voor het gemeentepanel. 

Vattenfall InCharge   Postbus 41920  1009 DC Amsterdam